cosmetik

KOZMETİK ÜRÜN BİLDİRİM İŞLEMLERİ

İthal ve yerli üretim kozmetik ürünlerin piyasaya sürülmeden önce Sağlık Bakanlığı – Ürün Takip Sistemi’ne bildiriminin yapılması yasal bir zorunluluktur. “Kozmetik bildirimi nasıl yapılır? ” sorusuna cevap aramadan önce ithal edilen veya üretilen kozmetik ürünün, içeriğinin tüketici sağlığına uygun olduğundan emin olunması gerekmektedir. Aksi durumda Sağlık Bakanlığı tarafından ağır cezai yaptırımlarla maruz kalabilirsiniz.

Kozmetik Ürün Bildirim işlemi farklı aşamalardan oluşan, oldukça karmaşık bir süreçtir. Bu süreç içerisinde bilinçsizce yapacağınız bir hata istenmeyen sonuçlara (cezai ve idari yaptırımlar, piyasadan ürün geri çekme, reklam ve tanıtımı durdurma gibi) neden olabilir. Tecrübeli uzmanlarız, kozmetik bildirimi sürecini hızlı, doğru ve güvenilir bir şekilde tamamlamanız için daima sizlerle birlikte olacaktır. Süreç içerisinde veya sonrasında her türlü soru ve sorununuzu uzmanlarımıza danışabilirsiniz.

İletişim Kurun

  • +90 312 215 4 220
  • lore@lore.com.tr

Mevzuata uygun Güvenlik Bilgi Formu hazırlanması için Lore Danışmanlık‘tan hizmet alabilirsiniz.

Lore Danışmanlık ile çalışırsanız Gümrükten Tek Pencere Sistemi yetkisi için zaman harcamanıza gerek yoktur.

Sıkça Sorulan Sorular
İSGÜM Nedir ?

İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ ARAŞTIRMA VE GELİŞTİRME ENSTİTÜSÜ BAŞKANLIĞI’nın kısatılmasıdır.

Kontrol Belgesi Sistemine Giriş ve Tanımlama Nasıl Yapılır?

Kontrol Belgesine Sistemine giriş yapmak için öncelikle başvuru yapacak firma yetkilisinin https://kbs.csgb.gov.tr/#/oturum/giris adresinden e-Devlet ile giriş yap butonunu kullanarak giriş yapması gerekmektedir.

Kontrol Belgesi Sistemi KBS,Tek Pencere Portal Sistemi TPS olarak ifade edilmektedir.

Kontrol Belgesi Başvurusunu Kimler Yapabilir?

Sisteme Giriş yaptıktan sonra “Firma Yetkilisi” başvuruyu yapabilir.

Firma başka bir Firmanın Yetkilisini veya çalışanını (Gümrük Müşaviri) Kontrol Belgesi Başvurularını yapmasını ve takip etmesini istiyor ise;

Firma Yetkilisi sisteme giriş yapar, firma adına vekâletname vermiş oldukları kişiyi “Firma Kullanıcısı” olarak sisteme tanıtır ve Kullanıcı olarak tanıtılan kişiye verilen vekâletnameyi sisteme yükler. Sisteme yüklenen vekâletname İSGÜM tarafından uygun bulunur ve onaylanır ise başvuruyu Firma Kullanıcısı yapabilir. Firma Kullanıcısının da e-imzası olması gerekmektedir.

Eğer Vekâletnameyi imzalayamıyor iseniz yüksek çözünürlükte taranmış olabilir. Bu nedenle çözünürlüğü düşük ama okunaklı ve net olarak tarayıp yüklemeniz gerekmektedir. Eski belgeyi kaldırdıktan sonra CRTL F5 ile sayfayı yenileyerek yeni belgenin sisteme yüklenmesi daha iyi sonuç verecektir. Sisteme yüklenen Vekâletname veya imza sirkülerinde mutlaka Firmaya ait bilgiler, “Firma Yetkilisinin” adı soyadı kimlik numarası ile Firma Kullanıcısı olarak tanımlanan kişinin adı soyadı ve kimlik numarası yer almalıdır. Bu bilgilerin yer almadığı vekâletnamelere onay verilmez.

Kontrol Belgesi Başvurusunda Nelere Dikkat Etmeliyiz?

Öncelikle Başvurusunu yapacağımız ürüne ait bilgileri Tek Pencere Sistemi üzerinden ürünün, adı, varsa kod numarası, miktarı, fatura no su,birimi (litre, kg, adet, vb.) dikkatlice eksiksiz doldurulur (TPS’de ve isteniyor ise KBS’de).

Kontrol Belgesi Sistemine giriş yapıldıktan sonra başvuruda TPS’de verilen numara sisteme girilir. Bu işlemden sonra bilgiler otomatik olarak gelir. Bu aşamadan sonra ürüne ait fatura istenilen yere daha sonra GBF (Güvenlik Bilgi Formu) istenilen yere yüklenir. Bu bilgilerin istenildiği yere hiçbir surette farklı bir belge yüklenemez, aksi durumda belgenin kesin iade nedenidir.

Kontrol Belgelerini Nasıl Takip Edebilirim?

Kontrol Belgesine başvuru yapıp fatura kesim işlemi yapıldıktan sonra belgenizin durumunu hem KBS sisteminden hem de TPS üzerinden takip edebilirsiniz. Belgeniz onaylanmış veya ret edilmiş olsun sistem üzerinde görülecektir.

Kontrol Belgem iade edildi. Ne yapmalıyım?

Kontrol Belgeniz KBS nden iade edildi ise TPS nde de iade edilmiştir. Bu durumda öncelikle TPS de iade edilen belge güncellenerek (iade sebepleri dikkate alınmak suretiyle) tekrar onaya sunulur. Daha sonra KBS ye giriş yapılır ve TPS de tekrar onaya sunulan belge üzerinde istenilen düzeltmeler yapılarak sistemde belgenin tekrar işleme alınması sağlanır. Kontrol Belgesi için yapılan bir başvuru iade edilmiş ise iade edilen belge için kesinlikle yeni bir TPS başvurusu yapılmaz. İade edilen belge güncellenerek(eksiklikler giderilerek) sistem üzerinden onay için sunulur.

KBS Sistemine Hangi Tarayıcıdan Girmeliyim?

KBS sistemine Internet Explorer 11 den veya Mozilla Firefox 52.3.0 esr 32 bit sürümlerinden giriş yapmalısınız. (Java uygulamasının çalışması için). Internet Explorer 11’den giriş yaptığınız zaman Active X denetimlerine de dikkat edilmelidir.

e-imza ile işlem yapacağınız bilgisayarınızda IE 11, Java son sürüm 32 bit ve Java panelde bulunan security kısmında https://kbs.csgb.gov.tr/#/oturum/giris adresinin eklenmiş olması gerekmektedir. Aksi durumda Java uygulaması çalışmaz. Bu nedenle de e-imzanızı kullanamazsınız.

Piyasaya arz etmeyi düşündüğünüz ürünlerin mevzuata uygunluğunu, risklerinizi ve süreçlerinizi ücretsiz analiz ediyoruz. Sizin için bir risk var ise mutlaka bilgi veriyoruz.

Bildirim işlemleri Bakanlığın Ürün Takip Sistemi (ÜTS) ve Elektronik Belge Sistemi (EBS) üzerinden yürütülen elektronik bir süreçtir. Bir kereye mahsus şirketinizin bu sisteme tanıtılması gerekmektedir. Firma kayıt işlemi sizin adınıza firmamız tarafından yapılmaktadır.

Not: Daha önceden Bakanlığa kaydınız varsa veya mevcut firma bilgilerinizde değişiklik olmuş ise kayıtların güncellemesi  firmamızca yapılmaktadır.

Kozmetik yönetmeliğinin 13.maddesi gereğince; kozmetik ürün ithal eden veya üreten firmalar, eczacı veya kozmetik alanında 2 yıl fiilen çalışmış olduğunu belgelemek kaydıyla 4 yıllık fakülte mezunu kimyager, biyokimyager, kimya mühendisi, biyolog veya mikrobiyolog sorumlu teknik eleman olarak istihdam etmek zorundadır. Sorumlu teknik eleman, piyasaya arz edilecek ürünün kozmetik mevzuatı, iyi imalat uygulamaları ve ilgili diğer mevzuata uygunluğunun kontrolünden sorumludur.  Eğer bu şartları sağlayan bir personeliniz yoksa bu konuda da firmamızdan destek alabilirsiniz. Ürün Takip Sisemi’nde firmanıza tanımlı Sorumlu Teknik Eleman olmaz ise kozmetik bildirimi yapamazsınız.

Kozmetik Mevzuatı ve Bakanlığın sektörü düzenleyici uygulamaları oldukça detaylı ve kapsamlıdır. Bir ürünün kozmetik ürün olup olmadığının değerlendirilmesi oldukça önem arz eder. Bu aşamada uzmanlarımız, ürünlerinizin Kozmetik Mevzuatı’na uygun olup olmadığının ön değerlendirmesini yaptıktan sonra ürünün içinde bulunan maddelerin ve mevzuata uygunluğunu inceler. Kozmetik bildirimine engel bir durum varsa sizi sebepleriyle birlikte bilgilendirir.

Teknik mevzuata uygun ürünün, doğru etiket ve ambalajla piyasaya arz edilmesi oldukça önem arz eder. Ürünün üzerinde yer alan tanıtıcı ifadelerin, içermez iddialarının (paraben içermez. sls içermez vb) dikkatle incelenmesi, Kozmetik Yönetmeliği’nin 10.maddesine uygun etiket hazırlanarak, ürünün piyasaya arz edilmesi sağlanmalıdır.

Kozmetik yönetmeliğinin 12. maddesi gereğince, piyasaya arz edilen her bir ürünün Güvenlik Değerlendirilmesinin yapılması gerekmektedir. Güvenlik değerlendirmesi, ürün üzerinde yapılan testler ve analizler sonrasında söz konusu ürünün insan sağlığı açısından uygunluğunu belgeler. İthal ürünlerde ürün güvenlik değerlendirmesi dosyası olmadan ürün takip sistemine Kozmetik bildirimi yapılamamaktadır.

Ürün güvenlik değerlendirmesi, ürün üzerinde yapılan bazı test ve analiz raporlarına dayanarak hazırlanır. Özellikle ithal ürünlerde üretici firmalar ürünle ilgilii ticari sır niteliğinde bilgiler içerdiği için bu belgeyi müşterileri ile paylaşmaktan çekinmektedir. Eğer üretici firmadan bu dosyayı temin edemiyorsanız uzman personelimiz tarafından bu dosyanın hazırlanması konusunda hizmet alabilirsiniz. Detaylı bilgi için lütfen aşağıdaki tıklayınız.

Buraya link gelecek

Tüm bu aşamalardan ve ön hazırlıklardan sonra kozmetik ürün bildirim aşamasına geçilmektedir. Hazırlanan veriler doğru bir şekilde Ürün Takip Sistemi’ne aktarılır. Akabinde başvuru e-imza ile imzalanarak Bakanlığın incelemesine sunulur.

Bakanlık, iş yoğunluğuna göre bildirim başvurusunu inceleyerek kararını yine Ürün Takip Sistemi üzerinden firmaya tebliğ eder. Yapılan bildirimde herhangi bir düzeltme talebi olmaz ise bildirim Bakanlık tarafından kayda alınır. Eğer düzeltme talep edilmiş ise firmamızca gerekli düzeltme(ler) yapılır ve tekrar onaya sunulur. Söz konusu ürün Bakanlık tarafından kayıt altına alınana kadar hiç bir ekstra ücret talep etmeden işlemlere devam edilir.

Bildirimin yapılıp ürünün kayıt altına alınması teknik olarak sürecin tamamlandığı anlamına gelmektedir. Fakat, Lore Danışmanlık süreci burada sonlandırmamaktadır. Bildirim sonra her türlü sorunuz, sorununuz, fikir alışverişi için uzmanlarımız iletişime geçebilirsiniz.

Sağlık Bakanlığı son yıllarda etkin bir piyasa gözetim ve denetimi benimsemiştir. Bu kapsamda Bakanlık uzmanları, bildirimi yapılan kozmetik ürünleri dikkatle incelemekte, hatalı ve eksik gördüğü ürünler için firma adresinde denetim yapabilmektedir. Bu nedenle kozmetik bildirim sürecinin profesyonel bir firma tarafından yürütülmesi oldukça önemlidir.

5324 Sayılı Kozmetik Kanunu’nda tanımlanan cezalar şunlardır.

    • Kozmetik Ürün Bildirimide bulunmadan piyasaya kozmetik ürün arzetmek
      Yaptırım: 20.000 TL (YirmiBin Türk Lirası)
    • Sağlık Bakanlığına bildirimde bulunulmaksızın kozmetik ürün üretmek, ambalajlamak, ithalat müessesesi açmak veya işletmek veya ilk bildirimden sonra yapılan değişiklikleri bildirmeksizin bir müessesenin faaliyet sahasını genişletmek
      Yaptırım: 20.000 TL (YirmiBin Türk Lirası)
    • STE bulundurmamak ve UZEM Bildirimini yapmamak
      Yaptırım: 10.000 TL (OnBin Türk Lirası)
    • İnsan sağlığına zarar verebilecek nitelikte kozmetik ürün üretmek/ithal etmek
      Yaptırım: 50.000 TL (ElliBin Türk Lirası)
    • Kozmetik ürünü oluşturan maddelerin Yönetlemelikte belirtilen yasaklı listede (EK-II) olması
      Yaptırım: 20.000 TL (YirmiBin Türk Lirası)
    • Kozmetik ürünü oluşturan maddelerin Yönetlemelikte belirtilen limitlere (EK-III) uygun olmaması
      Yaptırım: 10.000 TL (OnBin Türk Lirası)
    • Üretim yerinin mevzuatlara uygun olmaması
      Yaptırım: 20.000 TL (YirmiBin Türk Lirası)
    • Mevzuata uygun olmayan ürünlerin piyasadan toplatılması ve imha ettirilmesi.
    • Usulsüzlük ve mevzuata aykırı ürün bildirimi yapan firmalar Bakanlığın web sitesinde ifşa edilmesi.